Từ 1/7/2025, cấp huyện không còn, nên hộ kinh doanh ở TP.HCM mới nộp hồ sơ đăng ký ở cấp xã, tức UBND phường, xã hoặc đặc khu nơi đặt địa điểm kinh doanh, trực tiếp hoặc qua dịch vụ công trực tuyến. Song song, chính sách thuế với hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang tự kê khai theo doanh thu thực tế từ năm 2026, kéo theo yêu cầu về hoá đơn và sổ sách.
Bài này viết cho tiểu thương ở chợ, chủ quán ăn, chủ dãy trọ quanh khu công nghiệp Bình Dương cũ, người bán hàng ở vùng biển Vũng Tàu, cửa hàng nhỏ ở nội đô cũ: đăng ký thế nào, nghĩa vụ thuế theo nguyên lý ra sao, ghi chép gì, khi nào nên chuyển lên doanh nghiệp. Ngưỡng doanh thu chịu thuế, tỷ lệ thuế, mức phạt và thời hạn do văn bản hiện hành quy định và đã thay đổi nhiều lần; bài không nêu con số, hãy kiểm với cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán.
Hộ kinh doanh là gì và ai cần đăng ký
Hộ kinh doanh là hình thức kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình với hoạt động kinh doanh. Đây là hình thức phổ biến nhất của tiểu thương, quán ăn, tiệm tạp hoá, tiệm sửa xe, tiệm làm tóc, dãy nhà trọ ở khắp thành phố mới.
Một số hoạt động nhỏ lẻ như buôn bán rong, bán hàng vặt, dịch vụ có thu nhập thấp theo quy định có thể không phải đăng ký hộ kinh doanh; ranh giới cụ thể do văn bản hiện hành quy định. Còn với cơ sở có địa điểm cố định, kinh doanh thường xuyên, như quán ăn mặt tiền hay dãy trọ cho công nhân thuê, việc đăng ký là cần thiết để hoạt động hợp pháp, xuất hoá đơn khi khách cần và tránh rủi ro khi có kiểm tra.
Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân như công ty. Điều này có nghĩa chủ hộ chịu trách nhiệm bằng tài sản riêng, khó ký hợp đồng lớn với doanh nghiệp đòi hỏi đối tác là pháp nhân, và hạn chế khi muốn mở nhiều địa điểm. Đổi lại, thủ tục và sổ sách đơn giản hơn công ty.
Đăng ký hộ kinh doanh sau khi bỏ cấp huyện
Trình tự chung dưới đây áp dụng cho cả nội đô cũ, Bình Dương cũ, Bà Rịa – Vũng Tàu cũ. Biểu mẫu, giấy tờ, lệ phí theo quy định hiện hành:
- Xác định địa chỉ kinh doanh theo phường, xã mới, tra bảng chuyển đổi nếu chưa chắc.
- Chọn tên hộ kinh doanh, ngành nghề, số vốn kinh doanh; kiểm ngành nghề có điều kiện như ăn uống, thuốc, rượu, cơ sở lưu trú.
- Chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký theo mẫu, giấy tờ tuỳ thân của chủ hộ; nếu các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thì có thêm biên bản hoặc giấy tờ theo yêu cầu.
- Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của UBND phường, xã hoặc qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; thông tin được chuyển sang cơ quan thuế để cấp mã số thuế.
- Với ngành có điều kiện, làm tiếp giấy chứng nhận đủ điều kiện như an toàn thực phẩm, phòng cháy, an ninh trật tự với cơ sở lưu trú.
Hộ kinh doanh đã đăng ký trước sáp nhập không phải đăng ký lại chỉ vì tên phường, quận đổi. Khi có thay đổi nội dung như chuyển địa điểm, đổi ngành nghề, đổi chủ hộ, thì làm thủ tục thay đổi tại cơ quan cấp xã nơi đặt địa điểm mới.
Bỏ thuế khoán nghĩa là gì với chủ quán, chủ tiệm
Trong nhiều năm, phần lớn hộ kinh doanh nhỏ nộp thuế theo phương pháp khoán: cơ quan thuế ấn định mức doanh thu dự kiến và số thuế phải nộp trong năm, chủ hộ nộp đều theo tháng hoặc quý mà không cần ghi chép chi tiết. Theo chủ trương tại các nghị quyết năm 2025 về phát triển kinh tế tư nhân, phương pháp khoán được xoá bỏ từ năm 2026, hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai theo doanh thu thực tế.
Với chủ quán ăn, chủ tiệm tạp hoá, thay đổi lớn nhất là phải tự ghi nhận doanh thu, giữ chứng từ, và với một số trường hợp, dùng hoá đơn điện tử hoặc hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Ai thuộc diện phải dùng loại hoá đơn nào, ngưỡng doanh thu bao nhiêu thì phải kê khai, cách kê khai theo tháng, quý hay năm, đều do văn bản hướng dẫn quy định và đã được điều chỉnh trong quá trình triển khai.
Điều nên làm ngay là hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc đọc hướng dẫn trên cổng thuế điện tử để biết hộ của mình thuộc nhóm nào. Đừng nghe tin đồn "bỏ khoán thì không phải nộp thuế", cũng đừng hoảng vì những con số lan truyền không rõ nguồn.
Ghi chép tối thiểu mà hộ kinh doanh nên làm
Dù quy định cụ thể đến đâu, ghi chép đều đặn vừa giúp kê khai đúng vừa giúp chủ hộ biết mình lời lỗ thế nào. Những thứ nên có:
- Sổ doanh thu theo ngày: ghi tổng tiền bán được mỗi ngày, tách tiền mặt và chuyển khoản. Dùng sổ giấy, bảng tính hoặc phần mềm bán hàng đều được.
- Chứng từ mua hàng, nguyên liệu: hoá đơn, phiếu mua của nhà cung cấp, sao kê chuyển khoản. Giữ theo tháng trong bìa riêng.
- Chi phí lớn: tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương người làm, sửa chữa, mua thiết bị.
- Tài khoản ngân hàng dùng cho kinh doanh: nên tách khỏi tài khoản chi tiêu gia đình để doanh thu rõ ràng.
- Hoá đơn đã xuất: nếu thuộc diện dùng hoá đơn điện tử, lưu đầy đủ theo phần mềm.
Ví dụ giả định: một quán cơm bán phần lớn qua chuyển khoản. Nếu tiền quán và tiền nhà dồn chung một tài khoản, khi kê khai rất khó tách doanh thu thật, dễ khai thiếu hoặc khai thừa. Tách một tài khoản riêng cho quán từ đầu giải quyết được phần lớn rắc rối.
Những ngành hộ kinh doanh đặc thù ở ba vùng
Ở vùng Bình Dương cũ, rất nhiều hộ kinh doanh nhà trọ cho công nhân. Ngoài đăng ký kinh doanh và thuế, chủ trọ còn có nghĩa vụ về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, và hướng dẫn người thuê đăng ký tạm trú. Thuế với hoạt động cho thuê nhà có quy định riêng; hỏi cơ quan thuế để biết cách kê khai đúng.
Ở vùng biển Vũng Tàu, Long Hải, Hồ Tràm, nhiều hộ làm nhà nghỉ, homestay, quán hải sản, bán đặc sản. Cơ sở lưu trú cần đáp ứng điều kiện về an ninh trật tự, phòng cháy, khai báo lưu trú khách; doanh thu theo mùa nên ghi chép càng quan trọng để kê khai đúng từng kỳ.
Ở nội đô cũ, các hộ quán ăn, tiệm dịch vụ, sạp chợ có mật độ dày, đối diện yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm, sử dụng vỉa hè, biển hiệu. Bán hàng trực tuyến qua sàn thương mại điện tử, mạng xã hội cũng là hoạt động kinh doanh; doanh thu từ kênh này cũng thuộc diện kê khai theo quy định.
Hộ kinh doanh hay công ty: so sánh nhanh
Nhiều chủ hộ băn khoăn có nên lên công ty. Bảng dưới so sánh ở mức nguyên lý; quyết định nên dựa trên quy mô, khách hàng và kế hoạch của bạn:
| Tiêu chí | Hộ kinh doanh | Công ty (TNHH, cổ phần) |
|---|---|---|
| Tư cách pháp nhân | Không có | Có |
| Trách nhiệm | Bằng toàn bộ tài sản của chủ hộ | Trong phạm vi vốn góp |
| Số địa điểm | Hạn chế theo quy định | Mở chi nhánh, địa điểm kinh doanh linh hoạt |
| Sổ sách, kế toán | Đơn giản hơn | Phải theo chế độ kế toán doanh nghiệp |
| Ký hợp đồng với doanh nghiệp lớn | Có thể bị từ chối nếu họ cần pháp nhân | Thuận lợi hơn |
| Thuế | Theo phương pháp áp dụng cho hộ, kê khai theo doanh thu | Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng theo quy định |
Chính sách hiện nay khuyến khích hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp, với một số hỗ trợ theo các nghị quyết năm 2025. Điều kiện, nội dung hỗ trợ cụ thể hãy kiểm văn bản hiện hành. Bài về thành lập công ty trong mục này nói thêm về thủ tục.
Những rủi ro hay gặp và cách tránh
Rủi ro thứ nhất là kinh doanh mà không đăng ký, nhất là bán hàng trực tuyến hoặc cho thuê trọ quy mô nhỏ. Khi có kiểm tra hoặc tranh chấp với khách, chủ hộ ở thế bất lợi. Đăng ký ở phường xã không phức tạp; làm sớm còn hơn bị nhắc nhở.
Rủi ro thứ hai là chứng từ đầu vào không rõ: mua hàng không hoá đơn, không biết nguồn gốc. Khi chuyển sang kê khai, thiếu chứng từ làm khó chứng minh chi phí và nguồn gốc hàng, đặc biệt với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc. Chọn nhà cung cấp có hoá đơn, giữ chứng từ mua hàng là thói quen nên có ngay.
Rủi ro thứ ba là tin vào lời mời "dịch vụ lo thuế trọn gói, cam kết nộp ít". Không ai có thể cam kết thay cơ quan thuế; cách làm lách luật để lại rủi ro truy thu và xử phạt. Nếu cần người giúp, chọn kế toán, đại lý thuế có tên tuổi, hợp đồng rõ, và bạn vẫn phải hiểu mình đang khai gì.
Đóng cửa, tạm ngừng hay chuyển chỗ: đừng bỏ ngang
Kinh doanh nhỏ có lúc thuận lúc nghịch: quán vắng khách, nhà máy gần dãy trọ đóng cửa, mặt bằng bị lấy lại. Nhiều chủ hộ khi nghỉ bán chỉ đơn giản đóng cửa, không báo ai. Hậu quả là hồ sơ thuế vẫn ghi đang hoạt động, nghĩa vụ kê khai vẫn phát sinh, và khi muốn đăng ký lại hay làm giấy tờ khác thì vướng.
Nếu chỉ nghỉ một thời gian, có thể làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh tại cơ quan đã cấp đăng ký, đồng thời thông báo với cơ quan thuế theo quy định. Nếu nghỉ hẳn, làm thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh, hoàn tất nghĩa vụ thuế trước. Nếu chuyển sang chỗ mới, kể cả trong cùng phường mới, làm thủ tục thay đổi địa điểm.
Những thủ tục này đều làm ở cấp xã sau khi bỏ cấp huyện, có thể nộp trực tuyến. Làm đủ giúp chủ hộ khép lại sạch sẽ, không bị nhắc nợ thuế hay phạt chậm khai cho một cửa hàng đã đóng từ lâu.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh ở Thủ Dầu Một cũ giờ đăng ký ở đâu?
Nộp hồ sơ tại UBND phường mới nơi đặt địa điểm kinh doanh, ví dụ phường Thủ Dầu Một, Phú Lợi, Chánh Hiệp hay phường khác tuỳ vị trí, hoặc nộp qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến. Tra bảng chuyển đổi để biết địa chỉ của bạn thuộc phường mới nào trước khi nộp.
Đã có giấy đăng ký hộ kinh doanh cấp trước sáp nhập có phải làm lại không?
Không bắt buộc làm lại chỉ vì tên quận, huyện, phường thay đổi. Giấy cũ vẫn có giá trị. Khi có thay đổi nội dung như địa điểm, ngành nghề, chủ hộ, thì làm thủ tục thay đổi tại UBND cấp xã nơi đặt địa điểm và cập nhật theo tên đơn vị hành chính mới.
Bỏ thuế khoán thì hộ kinh doanh nhỏ có phải nộp nhiều thuế hơn không?
Không thể nói chung. Số thuế phụ thuộc doanh thu thực tế, ngưỡng chịu thuế và tỷ lệ thuế theo văn bản hiện hành. Có hộ nộp ít hơn, có hộ nộp nhiều hơn so với mức khoán cũ. Ghi chép đúng doanh thu và hỏi cơ quan thuế để biết nghĩa vụ của mình.
Bán hàng online có phải đăng ký hộ kinh doanh không?
Bán hàng online thường xuyên, có thu nhập là hoạt động kinh doanh, nên đăng ký và kê khai thuế theo quy định. Các sàn thương mại điện tử có thể khấu trừ, khai thay một phần thuế theo quy định hiện hành. Hãy kiểm hướng dẫn mới nhất của cơ quan thuế về kinh doanh trên nền tảng số.
Chủ nhà trọ cho công nhân thuê cần giấy tờ gì?
Thường gồm đăng ký kinh doanh nếu thuộc diện, đáp ứng điều kiện phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, hướng dẫn người thuê đăng ký tạm trú, và kê khai thuế cho thuê nhà. Yêu cầu cụ thể theo quy mô và quy định hiện hành; hỏi UBND và công an phường xã nơi có nhà trọ.
Hộ kinh doanh có được xuất hoá đơn cho công ty không?
Được, khi hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn theo quy định, có thể là hoá đơn điện tử tự khởi tạo hoặc hoá đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, tuỳ trường hợp. Công ty mua hàng thường cần hoá đơn hợp lệ để tính chi phí; hỏi cơ quan thuế về hình thức phù hợp.