Từ 1/7/2025, người dân TP Hồ Chí Minh làm phần lớn giấy tờ thường ngày ở phường, xã nơi mình cư trú hoặc nơi có nhà, đất, hoặc nộp trực tuyến. Hộ tịch, chứng thực, xác nhận, trợ cấp xã hội nộp ở ủy ban phường, xã; cư trú và căn cước làm với công an phường, xã; nhiều việc trước phải lên quận như xin phép xây nhà ở, một phần thủ tục đất đai của hộ gia đình nay cũng về phường, xã theo phân cấp. Việc chuyên ngành hoặc của doanh nghiệp, tổ chức thuộc các sở, ngành thành phố.
Danh mục thủ tục và nơi giải quyết được cập nhật thường xuyên, nên bài không liệt kê từng thủ tục mà đưa ra cách nghĩ để tự tìm đúng chỗ, một bảng chia việc theo loại, và những tình huống hay gặp ở cả ba vùng cũ: TP.HCM, Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu.
Ba câu hỏi để biết nộp ở đâu
Việc của ai? Nếu là việc của cá nhân, hộ gia đình (khai sinh, tạm trú, chứng thực, xin phép sửa nhà), điểm bắt đầu gần như luôn là phường, xã. Nếu là việc của doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức, hoặc giấy phép chuyên ngành (kinh doanh có điều kiện, y tế, giáo dục), thường thuộc sở, ngành thành phố. Thủ tục doanh nghiệp được bàn ở mục kinh tế của trang.
Gắn với nơi nào? Việc gắn với người (hộ tịch, cư trú) làm theo nơi cư trú; việc gắn với tài sản (nhà, đất, xây dựng) làm theo nơi có tài sản. Người ở trọ Bình Dương cũ mà có đất ở Củ Chi cũ thì khai sinh cho con ở phường nơi đang cư trú, còn sang tên đất thì theo xã nơi có đất.
Thuộc loại việc nào? Hộ tịch và chứng thực do ủy ban; cư trú, căn cước do công an; đất đai do hệ thống đăng ký đất đai phối hợp với phường, xã; bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm xã hội. Biết loại việc là biết đầu mối.
Khi ba câu trên chưa đủ. Tra tên thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của thành phố: trang thủ tục ghi rõ cơ quan giải quyết, thành phần hồ sơ, có nộp trực tuyến được không. Vẫn chưa rõ thì hỏi bộ phận một cửa của phường, xã — đó là việc của họ.
Bảng chia việc theo loại thủ tục
Bảng dưới là khung chung để định hướng, dựa trên nguyên tắc phân cấp sau khi bỏ cấp huyện. Thẩm quyền cụ thể từng thủ tục có thể khác hoặc được điều chỉnh; luôn kiểm trên danh mục thủ tục hiện hành trước khi đi.
| Loại việc | Nơi nộp thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha mẹ con | Ủy ban phường, xã nơi cư trú; nhiều việc nộp trực tuyến được | Khai sinh có thể liên thông thường trú và thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ |
| Thường trú, tạm trú, xác nhận cư trú | Công an phường, xã; ứng dụng VNeID; Cổng Dịch vụ công | Phần lớn làm trực tuyến |
| Cấp, đổi căn cước | Công an theo phân cấp; có điểm cấp lưu động | Cần có mặt để thu nhận vân tay, ảnh |
| Chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng | Ủy ban phường, xã; hoặc tổ chức hành nghề công chứng với bản sao | Hợp đồng nhà đất có thể chọn công chứng hoặc chứng thực |
| Đăng ký đất đai, sang tên, cấp đổi sổ | Bộ phận một cửa phường, xã hoặc điểm tiếp nhận của cơ quan đăng ký đất đai | Kèm nghĩa vụ thuế, phí theo quy định |
| Giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ | Phường, xã theo phân cấp hiện hành | Trước kia thuộc quận, huyện |
| Đăng ký xe, giấy phép lái xe | Cơ quan công an theo phân cấp | Xem bài riêng về xe và bằng lái |
| Trợ cấp xã hội, người có công, hộ nghèo | Ủy ban phường, xã | Hồ sơ thường cần xác nhận của khu phố, ấp |
Hộ kinh doanh cá thể cũng đăng ký ở cấp xã theo phân cấp mới, nhưng các việc gắn với kinh doanh (thuế, hoá đơn) được bàn ở mục kinh tế.
Trung tâm phục vụ hành chính công của phường, xã vận hành ra sao
Ở TP Hồ Chí Minh, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của phường, xã thường được tổ chức thành trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã. Bạn không gặp từng cán bộ chuyên môn mà làm việc tại quầy: lấy số thứ tự (nhiều nơi có máy bốc số hoặc đặt lịch trực tuyến), nộp hồ sơ, được kiểm tra thành phần, nhận giấy tiếp nhận có hẹn ngày trả kết quả.
Nếu hồ sơ thiếu, cán bộ phải hướng dẫn một lần, đầy đủ những gì cần bổ sung. Bạn có quyền đề nghị hướng dẫn bằng văn bản hoặc ghi rõ trên phiếu. Kết quả có thể nhận tại quầy, qua bưu chính công ích nếu bạn đăng ký, hoặc bản điện tử gửi về tài khoản dịch vụ công.
Vì phường, xã mới gom nhiều đơn vị cũ, có nơi vẫn duy trì điểm tiếp nhận ở trụ sở cũ trong giai đoạn đầu. Mỗi điểm có thể chỉ nhận một số loại việc. Trang không ghi địa chỉ hay giờ làm việc vì thay đổi theo từng nơi; xem thông báo của chính phường, xã trước khi đi để khỏi đến nhầm điểm.
Sau khi nộp, giữ mã hồ sơ trên giấy tiếp nhận. Mã này dùng để tra tình trạng trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi tại quầy mà không phải trình bày lại từ đầu. Nếu đến ngày hẹn chưa có kết quả, cơ quan phải thông báo lý do và hẹn lại bằng văn bản; bạn có thể đề nghị điều đó thay vì chỉ nghe hẹn miệng. Một số phường, xã còn cho đặt lịch hẹn trước qua mạng để khỏi chờ lâu vào những ngày đông, như đầu tuần hoặc sau kỳ nghỉ lễ.
Nộp ở phường khác được không: thủ tục không phụ thuộc địa giới
Một thay đổi có lợi cho người đi làm xa nhà: thành phố cho phép một số thủ tục được tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính, tức bạn có thể nộp ở điểm tiếp nhận thuận tiện nhất trong thành phố, không nhất thiết là phường nơi cư trú. Ví dụ, người sống ở Dĩ An cũ nhưng làm việc ở khu trung tâm có thể nộp một số hồ sơ ở gần chỗ làm.
Không phải thủ tục nào cũng áp dụng. Những việc gắn với tài sản cụ thể, cần xác minh tại chỗ, hoặc cần chữ ký trước mặt người có thẩm quyền ở đúng nơi thường vẫn phải làm ở nơi có thẩm quyền. Danh sách thủ tục áp dụng được thành phố công bố và có thể mở rộng dần.
Cách kiểm nhanh: trên trang thủ tục của cổng dịch vụ công thường có thông tin về nơi tiếp nhận; nếu không thấy, hỏi trực tiếp tại quầy rằng “thủ tục này có nhận không phụ thuộc địa giới không”. Câu hỏi này giúp nhiều người khỏi phải xin nghỉ làm để về tận phường mình.
Người Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu cũ: những việc trước nộp ở tỉnh
Trước 1/7/2025, người Bình Dương nộp các việc cấp tỉnh ở Thủ Dầu Một, người Bà Rịa – Vũng Tàu nộp ở Bà Rịa hoặc Vũng Tàu. Nay hai tỉnh không còn, các việc cấp tỉnh thuộc sở, ngành của TP Hồ Chí Minh. Điều đó không có nghĩa là phải chạy về khu trung tâm Sài Gòn: nhiều sở, ngành giữ cơ sở, chi nhánh hoặc điểm tiếp nhận tại các trung tâm cũ để người dân đỡ đi xa, và phần lớn việc cấp tỉnh có thể nộp trực tuyến.
Với các việc của cá nhân như hộ tịch, cư trú, chứng thực, mọi thứ diễn ra ở phường, xã mới giống như nội đô cũ. Khác biệt duy nhất người dân cảm thấy là tên đơn vị trên giấy tờ và đầu mối liên hệ cấp thành phố.
Nếu bạn ở Côn Đảo, các việc cấp xã làm tại Đặc khu Côn Đảo; việc thuộc thành phố nộp trực tuyến hoặc theo hướng dẫn của đặc khu. Ở vùng xa như Dầu Tiếng, Phú Giáo, Xuyên Mộc cũ, ưu tiên nộp trực tuyến và nhận kết quả qua bưu chính sẽ đỡ nhiều chuyến đi.
Người già, người bận, người ở xa: nhờ người khác và nhận kết quả tại nhà
Nhiều thủ tục cho phép người khác nộp thay, một số đòi chính chủ có mặt. Hộ tịch như kết hôn cần cả hai người có mặt; cấp căn cước cần thu nhận vân tay, ảnh của chính người đó; còn nhiều việc như nộp hồ sơ đất đai, xin bản sao trích lục có thể uỷ quyền. Trước khi nhờ ai đi thay, hỏi rõ thủ tục có cho uỷ quyền không và giấy uỷ quyền cần công chứng, chứng thực hay chỉ cần giấy viết tay có chữ ký.
Người cao tuổi, người khuyết tật thường được ưu tiên tại quầy; cứ nói rõ khi lấy số. Một số nơi có hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ tại nhà cho người không thể đi lại trong trường hợp đặc biệt; hỏi khu phố, ấp xem phường, xã mình có không.
Nhận kết quả qua bưu chính công ích là lựa chọn đáng dùng với người ở xa hoặc bận đi làm. Khi đăng ký, ghi đúng địa chỉ mới có tên khu phố, ấp, và số điện thoại liên lạc được; kết quả thất lạc vì địa chỉ ghi kiểu cũ là chuyện có xảy ra trong giai đoạn chuyển tiếp.
Danh sách mang theo trước khi đi nộp
Dù làm thủ tục gì, chuẩn bị theo danh sách này sẽ giảm hẳn số lần phải quay lại:
- Căn cước còn hạn của người làm thủ tục; người được uỷ quyền mang thêm giấy uỷ quyền và căn cước của mình.
- Bản chính các giấy tờ liên quan, kèm bản sao nếu thủ tục yêu cầu; nhiều nơi cho nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu thay vì bản sao chứng thực.
- Tờ khai đúng mẫu mới nhất, tải từ cổng dịch vụ công hoặc xin tại quầy; điền địa chỉ theo đơn vị mới.
- Giấy hẹn, biên nhận cũ nếu đang theo một hồ sơ dở dang từ trước 1/7/2025.
- Phương tiện thanh toán nếu có phí, lệ phí; nhiều nơi nhận chuyển khoản, quét mã; luôn lấy biên lai.
- Ảnh chụp toàn bộ hồ sơ trước khi nộp, để đối chiếu nếu có thất lạc hoặc phải bổ sung; lưu luôn ảnh giấy tiếp nhận có mã hồ sơ.
Trang không nêu mức phí, lệ phí và thời hạn giải quyết vì chúng thay đổi theo văn bản; con số chính thức ghi trên trang thủ tục và trên giấy tiếp nhận hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Còn phải lên quận để làm giấy tờ không?
Không còn cấp quận, huyện. Phần lớn việc trước đây phải lên quận nay nộp ở phường, xã hoặc trực tuyến; một số việc chuyên ngành lên sở, ngành thành phố hoặc chi nhánh khu vực của họ. Không chắc thì hỏi bộ phận một cửa của phường, xã.
Làm sao biết phường mới của mình?
Cách nhanh nhất là mở mục thông tin cư trú trên ứng dụng VNeID, nơi thường đã cập nhật đơn vị mới. Ngoài ra có thể dùng các bảng tra tên cũ – tên mới theo vùng trên trang, hoặc hỏi trưởng khu phố, ấp.
Hồ sơ nộp ở quận trước 1/7/2025 chưa có kết quả thì hỏi ai?
Nguyên tắc chung là cơ quan nhận nhiệm vụ mới tiếp tục giải quyết hồ sơ dở dang. Mang giấy hẹn, biên nhận cũ tới bộ phận một cửa của phường, xã nơi cư trú hoặc nơi có tài sản để được hướng dẫn tra cứu và nhận kết quả.
Có được nộp hồ sơ ở phường gần chỗ làm không?
Được với các thủ tục thành phố cho tiếp nhận không phụ thuộc địa giới. Không phải thủ tục nào cũng vậy, nhất là việc gắn với nhà đất hoặc cần xác minh tại chỗ. Hỏi trước tại quầy hoặc xem trên trang thủ tục.
Có mất thêm tiền khi làm giấy tờ ở phường mới không?
Phí, lệ phí thu theo quy định chung cho từng thủ tục, không phụ thuộc việc đơn vị hành chính đổi tên. Khoản nào thu cũng phải có biên lai. Nếu bị đòi khoản không có trong danh mục công khai, bạn có quyền hỏi căn cứ và phản ánh qua kênh chính thức.
Người ở Côn Đảo có phải vào đất liền làm giấy tờ không?
Phần lớn việc cấp xã làm ngay tại Đặc khu Côn Đảo. Việc thuộc thẩm quyền thành phố có thể nộp trực tuyến hoặc theo đầu mối mà đặc khu hướng dẫn. Trước khi đi, nên hỏi đặc khu để tránh chuyến tàu, chuyến bay không cần thiết.