Ở TP Hồ Chí Minh sau 1/7/2025, khai sinh, kết hôn, khai tử làm tại ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu: khai sinh ở nơi cư trú của cha hoặc mẹ, kết hôn ở nơi cư trú của một trong hai bên, khai tử ở nơi cư trú cuối cùng của người mất. Khai sinh cho con có thể làm trực tuyến theo thủ tục liên thông, nhận cùng lúc đăng ký thường trú và thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ.
Theo Luật Hộ tịch, cha mẹ có trách nhiệm khai sinh cho con trong 60 ngày kể từ ngày sinh; người thân có trách nhiệm khai tử trong 15 ngày kể từ ngày người đó mất. Những việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài trước đây làm ở quận, huyện nay được giao theo phân cấp mới; kiểm danh mục hiện hành trước khi nộp. Bài đi từng việc và những chỗ hay vướng sau sáp nhập.
Hộ tịch làm ở đâu khi không còn quận
Trước 2025, việc hộ tịch thông thường (khai sinh, kết hôn, khai tử giữa công dân Việt Nam cư trú trong nước) đã làm ở phường, xã. Việc có yếu tố nước ngoài, thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi, xác định lại dân tộc và một số việc khác làm ở phòng tư pháp quận, huyện. Bỏ cấp huyện thì nhóm việc sau này được chia lại: theo xu hướng phân cấp năm 2025, phần lớn được giao về ủy ban cấp xã, một số việc có thể do sở, ngành thành phố giải quyết.
Với người dân, cách làm đơn giản: đi tới bộ phận một cửa của phường, xã nơi cư trú hoặc tra thủ tục trên cổng dịch vụ công; trang thủ tục ghi cơ quan giải quyết hiện hành. Người ở Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu cũ làm y như người nội đô, không còn khác biệt giữa các tỉnh cũ.
Nơi cư trú ở đây gồm cả thường trú lẫn tạm trú. Một cặp vợ chồng ở trọ tại Phường Thuận Giao, thường trú ở quê, vẫn khai sinh cho con ngay tại Phường Thuận Giao được, không phải về quê.
Khai sinh cho con: các bước và liên thông
Thủ tục liên thông trực tuyến gom khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi vào một lần nộp. Các bước chung:
- Chuẩn bị giấy chứng sinh do cơ sở y tế cấp (hoặc giấy tờ thay thế nếu sinh ngoài cơ sở y tế), căn cước của cha mẹ, giấy chứng nhận kết hôn nếu có (hoặc thông tin kết hôn đã có trong hệ thống).
- Thống nhất họ, tên, quê quán, dân tộc của con. Đặt tên có dấu đầy đủ, kiểm từng chữ; sửa sau rất mất công.
- Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công hoặc VNeID theo thủ tục liên thông, chọn ủy ban phường, xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ; hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa.
- Theo dõi hồ sơ; khi được duyệt, nhận giấy khai sinh bản giấy tại quầy hoặc qua bưu chính, kèm số định danh cá nhân của trẻ và thông tin thẻ bảo hiểm y tế.
- Kiểm lại thông tin trên giấy khai sinh ngay khi nhận; sai sót phát hiện sớm thì đề nghị điều chỉnh dễ hơn. Chụp lại giấy khai sinh và cất bản giấy ở nơi khô ráo, vì đây là giấy tờ gốc dùng suốt đời.
Quá 60 ngày mà chưa khai sinh vẫn làm được (đăng ký khai sinh quá hạn), có thể bị nhắc nhở hoặc xử lý theo quy định; điều quan trọng là đừng để quá lâu vì trẻ cần số định danh để tiêm chủng, khám bệnh theo bảo hiểm y tế, đi học.
Đăng ký kết hôn
Hai người đăng ký kết hôn tại ủy ban phường, xã nơi cư trú của một trong hai bên. Cả hai phải có mặt khi trao giấy chứng nhận kết hôn; việc nộp hồ sơ có thể làm trực tuyến, nhưng bước ký nhận thường làm trực tiếp. Hồ sơ cơ bản gồm tờ khai đăng ký kết hôn, giấy tờ tuỳ thân, và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nếu đăng ký ở nơi không phải nơi mình cư trú.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do ủy ban cấp xã nơi người đó cư trú cấp. Người có quê ở tỉnh khác, đã từng cư trú nhiều nơi có thể được yêu cầu xác minh thêm. Sau sáp nhập, nếu bạn từng cư trú ở Bình Dương cũ rồi chuyển sang nội đô cũ, đó là các nơi trong cùng thành phố, việc tra cứu thường thuận lợi hơn.
Kết hôn với người nước ngoài, hoặc giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người trong nước, là việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài, hồ sơ phức tạp hơn (giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hoá lãnh sự và dịch, trừ trường hợp được miễn). Nơi giải quyết sau khi bỏ cấp huyện hãy tra trên cổng dịch vụ công trước khi chuẩn bị.
Khai tử
Khi có người mất, người thân hoặc người có trách nhiệm đăng ký khai tử tại ủy ban phường, xã nơi cư trú cuối cùng của người mất. Giấy tờ chính là giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế (do cơ sở y tế nơi người đó mất cấp, hoặc theo xác nhận phù hợp nếu mất tại nhà), cùng giấy tờ tuỳ thân của người đi khai.
Khai tử không chỉ là thủ tục. Trích lục khai tử là giấy tờ cần cho rất nhiều việc sau đó: hưởng chế độ tử tuất, khai nhận thừa kế, sang tên nhà đất, đóng tài khoản ngân hàng, xoá đăng ký thường trú. Nên xin nhiều bản sao trích lục ngay một lần.
Khi người mất ở bệnh viện thuộc phường khác với nơi cư trú, ví dụ mất ở bệnh viện khu trung tâm nhưng thường trú ở Bình Dương cũ, khai tử vẫn làm ở nơi cư trú cuối cùng; nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng thì làm ở nơi người đó mất, theo hướng dẫn của cơ quan hộ tịch. Thủ tục khai tử cũng có thể làm trực tuyến theo liên thông với xoá thường trú và giải quyết mai táng phí ở những trường hợp đủ điều kiện.
Trong lúc gia đình còn bận tang lễ, việc khai tử dễ bị để quá hạn. Có thể nhờ một người thân đi làm, mang giấy báo tử và giấy tờ tuỳ thân của người đi khai; không cần cả gia đình có mặt.
Xin bản sao trích lục khi sổ gốc thuộc quận, huyện cũ
Ai đăng ký khai sinh, kết hôn từ nhiều năm trước có khi cần bản sao trích lục để làm hồ sơ. Sổ hộ tịch gốc trước đây lưu ở ủy ban cấp xã và một bản ở cấp huyện. Khi quận, huyện không còn và phường, xã được gộp, sổ của các đơn vị cũ được bàn giao cho cơ quan kế thừa. Bạn xin bản sao tại ủy ban phường, xã mới tương ứng với nơi đã đăng ký, hoặc nộp yêu cầu trực tuyến.
Nhiều sự kiện hộ tịch cũ đã được số hoá vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nên có thể cấp bản sao trích lục ở nơi khác với nơi đăng ký ban đầu. Những sổ quá cũ chưa số hoá thì phải tra sổ giấy, mất thời gian hơn; mang theo càng nhiều thông tin càng tốt: năm đăng ký, số, quyển, tên đơn vị cũ.
Giấy khai sinh bản chính bị mất, hỏng không “làm lại” như mới mà xin bản sao trích lục từ sổ gốc; nếu sổ gốc không còn, có thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định. Đừng nhờ dịch vụ “làm lại giấy khai sinh mới tinh” — đó thường là giấy tờ không hợp lệ.
Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch
Sai một dấu trong họ tên, sai ngày sinh so với các giấy tờ khác, thiếu thông tin quê quán — những lỗi này gây phiền suốt đời nếu không sửa. Pháp luật cho phép cải chính khi có sai sót trong đăng ký, thay đổi họ, chữ đệm, tên trong một số trường hợp có lý do chính đáng, bổ sung thông tin còn thiếu.
Thẩm quyền giải quyết trước đây chia giữa cấp xã và cấp huyện tuỳ tuổi người yêu cầu và loại việc. Sau khi bỏ cấp huyện, hãy tra trên cổng dịch vụ công để biết ai đang giải quyết loại việc của bạn. Hồ sơ cần chứng cứ: giấy tờ có thông tin đúng được cấp từ trước, như học bạ, hồ sơ y tế, giấy tờ của cha mẹ.
Lời khuyên thực tế: trước khi nộp, đối chiếu tất cả giấy tờ quan trọng (khai sinh, căn cước, bằng cấp, sổ bảo hiểm xã hội, giấy chứng nhận nhà đất) để xem thông tin nào đang lệch. Sửa một lần cho khớp hết sẽ đỡ hơn nhiều lần sửa lẻ.
Với người sinh ra ở vùng Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu cũ trong những năm địa danh đổi liên tục, lệch giữa “nơi sinh” trên các giấy tờ là chuyện thường gặp: giấy này ghi Sông Bé, giấy kia ghi Bình Dương, giấy khác ghi Đồng Nai. Phần lớn trường hợp đó không phải sai sót cần cải chính, vì mỗi giấy ghi đúng tên gọi tại thời điểm cấp; chỉ cần giải thích và đối chiếu khi được hỏi.
Những chỗ hay vướng sau sáp nhập
Một số tình huống người dân TP Hồ Chí Minh thường hỏi trong giai đoạn chuyển tiếp:
- Giấy khai sinh của con cấp tháng 6/2025 ghi “Ủy ban nhân dân phường X, quận Y” — vẫn có giá trị, không phải đổi.
- Hồ sơ kết hôn nộp ở phường cũ trước 1/7/2025 chưa nhận giấy — mang giấy hẹn tới ủy ban phường mới tương ứng để được hướng dẫn.
- Biểu mẫu điện tử chỉ cho chọn phường mới, trong khi nơi sinh trên giấy chứng sinh ghi bệnh viện theo địa chỉ cũ — chọn đơn vị mới tương ứng; thông tin bệnh viện vẫn giữ như trên giấy chứng sinh.
- Quê quán của con khai theo quê quán của cha hoặc mẹ — ghi theo tên gọi mà giấy tờ của cha mẹ thể hiện hoặc tên đơn vị hiện tại tương ứng, làm theo hướng dẫn của cán bộ hộ tịch.
- Cha mẹ thường trú ở hai phường khác nhau sau sáp nhập — được chọn nộp ở nơi cư trú của cha hoặc mẹ.
Lệ phí hộ tịch, nếu có, thu theo quy định và có những trường hợp miễn; trang không nêu số. Hỏi tại quầy hoặc xem trên trang thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Khai sinh cho con ở trọ có phải về quê không?
Không bắt buộc. Có thể đăng ký khai sinh tại ủy ban phường, xã nơi cha hoặc mẹ đang cư trú, kể cả nơi tạm trú. Nộp trực tuyến theo thủ tục liên thông còn nhận luôn thẻ bảo hiểm y tế và số định danh cho trẻ.
Quá 60 ngày chưa khai sinh cho con thì sao?
Vẫn đăng ký được theo thủ tục khai sinh quá hạn, có thể bị nhắc nhở hoặc xử lý theo quy định. Nên làm sớm nhất có thể vì trẻ cần số định danh để tiêm chủng, khám bệnh bằng bảo hiểm y tế và các giấy tờ về sau.
Đăng ký kết hôn cần cả hai người có mặt không?
Khi trao giấy chứng nhận kết hôn, cả hai bên phải có mặt để ký. Hồ sơ có thể nộp trước trực tuyến hoặc do một bên nộp, nhưng ngày nhận giấy cần cả hai người. Hỏi trước lịch trao giấy của phường, xã.
Xin trích lục khai sinh ở đâu nếu đăng ký từ thời còn quận?
Tại ủy ban phường, xã mới tương ứng với nơi đã đăng ký, hoặc nộp yêu cầu trực tuyến. Nếu sự kiện đã có trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có thể xin ở nơi khác. Mang theo thông tin năm đăng ký, số, quyển nếu có.
Người mất ở bệnh viện thì khai tử ở đâu?
Thường ở ủy ban phường, xã nơi cư trú cuối cùng của người mất, dùng giấy báo tử do bệnh viện cấp. Nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng thì làm ở nơi người đó mất. Nên xin nhiều bản sao trích lục khai tử để dùng cho các việc sau.
Kết hôn với người nước ngoài làm ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Đây là việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài, thẩm quyền đã được phân lại khi bỏ cấp huyện. Tra thủ tục trên cổng dịch vụ công để biết cơ quan giải quyết hiện hành, thành phần hồ sơ và yêu cầu hợp pháp hoá, dịch giấy tờ nước ngoài.