Thành lập công ty ở TP.HCM mới đi theo trình tự chung của pháp luật về doanh nghiệp: chọn loại hình, đặt tên, xác định trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện, rồi nộp hồ sơ, chủ yếu qua mạng, cho Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính TP.HCM. Điểm khác sau 1/7/2025 là địa chỉ trụ sở phải ghi theo phường, xã mới, không còn quận, huyện, và doanh nghiệp ở Bình Dương cũ, Bà Rịa – Vũng Tàu cũ nay cũng nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký của thành phố.
Bài này giúp người mới mở công ty nắm các quyết định cần đưa ra, những lỗi hay làm hồ sơ bị trả lại, và việc phải làm ngay sau khi có giấy chứng nhận. Bài viết theo nguyên lý; lệ phí, thời hạn xử lý, biểu mẫu cụ thể theo quy định hiện hành, hãy kiểm trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu bạn đang phân vân giữa hộ kinh doanh và công ty, bài về hộ kinh doanh trong mục này có so sánh.
Chọn loại hình: bốn lựa chọn thường gặp
Mỗi loại hình khác nhau về số thành viên, trách nhiệm và cách huy động vốn. Bảng dưới nêu nguyên lý chung:
| Loại hình | Ai là chủ | Trách nhiệm | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Công ty TNHH một thành viên | Một cá nhân hoặc một tổ chức | Trong phạm vi vốn điều lệ | Người khởi nghiệp một mình, công ty con |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Từ hai đến giới hạn luật định | Trong phạm vi phần vốn góp | Nhóm bạn, gia đình cùng góp vốn |
| Công ty cổ phần | Cổ đông, tối thiểu theo luật định | Trong phạm vi số cổ phần | Dự án cần gọi vốn rộng, kế hoạch lớn |
| Doanh nghiệp tư nhân | Một cá nhân | Bằng toàn bộ tài sản của chủ | Ít dùng hơn, chủ muốn toàn quyền |
Với phần lớn người khởi nghiệp nhỏ, công ty TNHH là lựa chọn phổ biến vì giới hạn trách nhiệm và quản trị đơn giản hơn công ty cổ phần. Nếu dự định gọi vốn từ nhà đầu tư, nên tìm hiểu kỹ công ty cổ phần hoặc hỏi tư vấn trước.
Địa chỉ trụ sở: ghi theo phường mới và những chỗ không được đặt
Địa chỉ trụ sở phải là địa chỉ thật, xác định được: số nhà, tên đường, phường hoặc xã, TP Hồ Chí Minh. Sau sáp nhập, không ghi quận, huyện, thị xã hay tên tỉnh cũ. Nếu trụ sở ở Thuận An cũ, bạn ghi phường mới tương ứng như Lái Thiêu, Thuận An, Thuận Giao, An Phú, Bình Hoà tuỳ vị trí; nếu ở Vũng Tàu cũ, ghi phường Vũng Tàu, Tam Thắng, Rạch Dừa hay Phước Thắng tuỳ vị trí. Tra bảng chuyển đổi để chắc chắn.
Không được đặt trụ sở ở căn hộ chung cư có chức năng để ở, theo quy định về nhà ở; nhiều doanh nghiệp mới bị trả hồ sơ hoặc gặp rắc rối sau này vì điều này. Nhà riêng, nhà phố, văn phòng cho thuê, văn phòng chia sẻ có thể dùng làm trụ sở nếu đáp ứng điều kiện. Khi thuê, nên có hợp đồng thuê và sự đồng ý của chủ nhà cho đăng ký trụ sở.
Với ngành nghề sản xuất, địa chỉ trụ sở và địa điểm sản xuất có thể khác nhau; nhà xưởng thường ở khu công nghiệp, cụm công nghiệp. Ngành có điều kiện về địa điểm, chẳng hạn phòng cháy, môi trường, an toàn thực phẩm, cần kiểm điều kiện trước khi chọn.
Đặt tên, ngành nghề và vốn điều lệ
Tên công ty. Tên gồm loại hình và tên riêng, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký trên cả nước, không vi phạm thuần phong mỹ tục. Tra trùng tên trên cổng đăng ký trước khi nộp; tên gần giống nhãn hiệu đã đăng ký của người khác có thể gặp rắc rối về sở hữu trí tuệ sau này.
Ngành nghề. Chọn theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, ghi mã ngành. Đăng ký đủ ngành thực sự định làm, không cần liệt kê tràn lan. Ngành có điều kiện chỉ được hoạt động khi đáp ứng điều kiện và có giấy phép con nếu luật yêu cầu.
Vốn điều lệ. Là số vốn các thành viên, cổ đông cam kết góp. Luật không đặt mức tối thiểu chung cho mọi ngành, nhưng một số ngành có yêu cầu vốn pháp định. Vốn điều lệ quá thấp có thể làm đối tác e ngại; quá cao so với khả năng góp thật thì phải góp đủ trong thời hạn luật định, không góp đủ phải điều chỉnh.
Thành viên góp vốn. Ghi rõ ai góp bao nhiêu, bằng tài sản gì, thời hạn góp. Góp bằng tài sản không phải tiền như xe, máy móc, quyền sử dụng đất cần định giá và chuyển quyền sở hữu theo quy định; thoả thuận miệng giữa bạn bè là nguồn tranh chấp phổ biến về sau.
Người đại diện theo pháp luật. Người chịu trách nhiệm ký kết, đại diện trước cơ quan nhà nước. Chọn người thật sự điều hành, hiểu trách nhiệm pháp lý của mình; đứng tên hộ người khác là rủi ro lớn.
Nộp hồ sơ: trình tự chung
Trình tự dưới là khung chung; biểu mẫu, giấy tờ cụ thể theo loại hình và quy định hiện hành:
- Chuẩn bị thông tin: tên, địa chỉ trụ sở theo phường mới, ngành nghề, vốn điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, người đại diện, giấy tờ tuỳ thân.
- Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp trực tuyến hoặc dùng tài khoản định danh điện tử theo hướng dẫn trên cổng đăng ký.
- Điền hồ sơ điện tử: giấy đề nghị đăng ký, điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông, giấy tờ kèm theo.
- Ký số hoặc xác thực hồ sơ theo hình thức cổng cho phép, nộp lệ phí theo quy định.
- Theo dõi kết quả trên cổng; nếu hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, đọc kỹ thông báo và sửa đúng điểm được nêu.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; thông tin được công bố trên cổng thông tin quốc gia.
Những lỗi làm hồ sơ bị trả lại
Lỗi phổ biến nhất là địa chỉ trụ sở: ghi theo tên quận, huyện cũ, ghi sai tên phường mới, hoặc ghi căn hộ chung cư để ở. Sau sáp nhập, kiểm kỹ tên phường xã mới của địa chỉ trước khi nộp là bước tiết kiệm nhiều thời gian nhất.
Lỗi thứ hai là tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn: chỉ khác nhau một ký tự, khác loại hình, hoặc thêm từ chỉ địa danh mà phần tên riêng giống doanh nghiệp đã có. Lỗi thứ ba là ngành nghề ghi không khớp hệ thống mã ngành, hoặc ghi ngành có điều kiện mà không hiểu điều kiện đi kèm.
Ngoài ra còn các lỗi về giấy tờ tuỳ thân hết hạn, thông tin người góp vốn không khớp, điều lệ thiếu nội dung bắt buộc, chữ ký không đúng người. Đọc lại toàn bộ hồ sơ một lượt trước khi nộp, đối chiếu với hướng dẫn mẫu trên cổng, hoặc nhờ người có kinh nghiệm rà giúp, sẽ giảm đáng kể số lần sửa.
Việc phải làm ngay sau khi có giấy chứng nhận
Có giấy chứng nhận mới là bắt đầu. Danh sách dưới là những việc doanh nghiệp mới thường phải làm sớm; thời hạn cụ thể theo quy định hiện hành:
- Treo biển hiệu tại trụ sở với tên công ty và địa chỉ đúng.
- Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp và thông báo theo quy định nếu được yêu cầu.
- Đăng ký chữ ký số để khai thuế, nộp hồ sơ điện tử.
- Đăng ký hoá đơn điện tử với cơ quan thuế qua đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Khai thuế ban đầu và nắm kỳ khai thuế; bài về thuế cơ bản trong mục này nói thêm.
- Góp vốn đủ trong thời hạn luật định, lưu chứng từ góp vốn.
- Đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động khi có hợp đồng lao động thuộc diện tham gia.
- Lập sổ sách kế toán, chọn người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán.
Nhiều doanh nghiệp mới bị nhắc nhở hoặc xử phạt không phải vì làm sai việc lớn, mà vì quên những việc hành chính nhỏ trong danh sách này. Lập một lịch nhắc ngay ngày nhận giấy là cách đơn giản để không sót.
Tự làm hay thuê dịch vụ thành lập
Thủ tục đăng ký doanh nghiệp đã được số hoá phần lớn, người có kỹ năng máy tính cơ bản có thể tự làm. Tự làm giúp bạn hiểu rõ hồ sơ của chính mình, kiểm soát tài khoản đăng ký và chữ ký số, không phụ thuộc người khác khi cần thay đổi sau này.
Thuê dịch vụ hợp khi bạn không có thời gian, cần tư vấn chọn loại hình, ngành nghề, cơ cấu vốn phức tạp, hoặc có thành viên là người nước ngoài. Khi thuê, hỏi rõ phạm vi công việc, chi phí trọn gói gồm những gì, ai giữ tài khoản đăng ký, chữ ký số, và yêu cầu bàn giao đầy đủ giấy tờ, mật khẩu sau khi xong.
Cẩn thận với lời mời "mở công ty không cần trụ sở thật", "đứng tên giám đốc hộ", hay dịch vụ đi kèm các lời hứa về thuế. Trụ sở ảo không đúng quy định, người đứng tên hộ, hay cách làm lách thuế đều để lại rủi ro pháp lý lớn hơn nhiều so với khoản tiết kiệm ban đầu.
Công ty có thành viên ở nhiều vùng của thành phố mới
Sau sáp nhập, một nhóm sáng lập có thể gồm người ở Thủ Dầu Một cũ, người ở Vũng Tàu và người ở nội đô cũ, cùng mở một công ty mà không còn là chuyện "khác tỉnh". Trụ sở đặt ở đâu nên cân nhắc theo nơi điều hành thực tế, nơi có khách hàng, nơi dễ tuyển người, chứ không theo nơi ở của người đứng tên.
Nếu hoạt động ở nhiều vùng, công ty có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh. Ba hình thức này khác nhau về chức năng: chi nhánh thực hiện chức năng kinh doanh của công ty, văn phòng đại diện chỉ đại diện và liên lạc, địa điểm kinh doanh là nơi thực hiện hoạt động cụ thể. Mỗi hình thức có thủ tục đăng ký và nghĩa vụ thuế riêng theo quy định.
Với doanh nghiệp mới, thường nên bắt đầu gọn: một trụ sở, đăng ký địa điểm kinh doanh khi thật sự mở cửa hàng, kho ở vùng khác. Mở chi nhánh quá sớm làm tăng việc kế toán, khai thuế mà chưa đem lại lợi ích tương xứng.
Câu hỏi thường gặp
Mở công ty ở Bình Dương cũ thì nộp hồ sơ ở đâu?
Từ khi Bình Dương nhập vào TP Hồ Chí Minh, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có trụ sở ở vùng này do cơ quan đăng ký kinh doanh của TP.HCM tiếp nhận, chủ yếu qua mạng. Hãy kiểm thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để biết đầu mối và hình thức nộp hiện hành.
Có được đặt trụ sở công ty tại nhà riêng không?
Được, nếu nhà riêng có địa chỉ xác định và không thuộc diện bị cấm như căn hộ chung cư có chức năng để ở. Cần lưu ý điều kiện riêng của ngành nghề và sự đồng ý của chủ sở hữu nếu nhà không phải của bạn. Kiểm quy định hiện hành trước khi nộp.
Vốn điều lệ bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung. Vốn điều lệ nên phản ánh số vốn thật sự góp và nhu cầu hoạt động, phù hợp yêu cầu của ngành nếu có vốn pháp định. Cân nhắc cả cách đối tác, ngân hàng nhìn vào vốn điều lệ, và nghĩa vụ góp đủ trong thời hạn luật định.
Lệ phí thành lập công ty là bao nhiêu?
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố thông tin theo biểu phí hiện hành, có thể được miễn giảm theo chính sách từng thời kỳ, nhất là khi nộp trực tuyến. Bài không nêu số vì dễ lỗi thời; kiểm trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thành lập công ty xong có phải nộp lệ phí môn bài không?
Chính sách lệ phí môn bài đã có thay đổi theo các nghị quyết năm 2025 về hỗ trợ kinh tế tư nhân, trong đó có chủ trương bãi bỏ lệ phí môn bài từ năm 2026. Hãy kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế để biết nghĩa vụ của doanh nghiệp bạn.