Ở TP Hồ Chí Minh, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký làm được ở ủy ban nhân dân phường, xã; chứng thực bản sao từ bản chính còn làm được ở các tổ chức hành nghề công chứng. Hợp đồng, giao dịch về nhà đất có thể chọn công chứng tại văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại ủy ban phường, xã nơi có đất, theo quy định. Nhiều việc nay còn làm được bằng bản sao điện tử trên cổng dịch vụ công.
Chọn nơi nào phụ thuộc loại việc, mức độ phức tạp và thời gian bạn có. Bài phân biệt công chứng với chứng thực, nêu những trường hợp không cần chứng thực mà nhiều người vẫn tốn công đi làm, và những giấy tờ không được chứng thực.
Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào
Hai từ hay bị dùng lẫn. Bảng dưới phân biệt theo nguyên lý chung:
| Tiêu chí | Chứng thực | Công chứng |
|---|---|---|
| Chứng nhận điều gì | Bản sao đúng với bản chính; chữ ký đúng là của người ký; hợp đồng được ký đúng thủ tục trước người chứng thực | Tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, giao dịch; công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung theo luật |
| Ai thực hiện | Ủy ban phường, xã; tổ chức hành nghề công chứng (với bản sao); một số cơ quan khác theo luật | Công chứng viên tại phòng, văn phòng công chứng |
| Có xem xét nội dung không | Chứng thực chữ ký, bản sao không xét nội dung văn bản | Có xem xét nội dung, năng lực các bên, tính hợp pháp |
| Hay dùng cho | Bản sao giấy tờ nộp hồ sơ; chữ ký trên giấy uỷ quyền đơn giản, đơn từ; một số hợp đồng | Mua bán, tặng cho nhà đất; uỷ quyền liên quan tài sản lớn; di chúc; văn bản thừa kế |
Với giao dịch nhà đất, luật cho phép chọn công chứng hoặc chứng thực trong nhiều trường hợp. Công chứng thường được ưu tiên với giao dịch giá trị lớn vì công chứng viên kiểm nội dung kỹ hơn và hồ sơ lưu trữ chặt hơn.
Chứng thực bản sao ở phường, xã: làm thế nào cho nhanh
Mang bản chính và bản chụp (hoặc để nơi chứng thực chụp) tới bộ phận một cửa của bất kỳ ủy ban phường, xã nào; chứng thực bản sao từ bản chính không bắt buộc làm ở nơi bạn cư trú. Cán bộ đối chiếu bản sao với bản chính, ký, đóng dấu. Với số lượng ít, việc này thường xong trong buổi.
Văn phòng công chứng cũng chứng thực bản sao, thường có giờ làm việc linh hoạt hơn, kể cả cuối tuần ở một số nơi, đổi lại có thể có thêm phí dịch vụ theo quy định. Nếu cần nhiều bản sao gấp, đây là lựa chọn tiện.
Ở phường mới gom nhiều đơn vị cũ, quầy chứng thực có thể đông vào đầu tuần và mùa tuyển sinh, tuyển dụng. Đi giữa tuần, giữa buổi, hoặc chuyển sang chứng thực bản sao điện tử nếu cơ quan nhận hồ sơ chấp nhận bản điện tử.
Chứng thực thu phí theo quy định, tính theo trang hoặc theo bản; tổ chức hành nghề công chứng có thể thu thêm chi phí dịch vụ khác theo thoả thuận và quy định. Trang không nêu mức thu vì có thể thay đổi; luôn lấy biên lai.
Một bản sao chứng thực hợp lệ có lời chứng của người thực hiện chứng thực, chữ ký, con dấu của cơ quan, số chứng thực và ngày chứng thực. Nhiều trang thì có dấu giáp lai. Sau sáp nhập, con dấu và tên cơ quan ghi theo phường, xã mới; bản sao chứng thực trước 1/7/2025 mang dấu phường, xã cũ vẫn có giá trị như được chứng thực vào thời điểm đó.
Nếu nghi ngờ bản sao người khác đưa cho mình là giả, có thể liên hệ cơ quan đã chứng thực để đối chiếu với sổ chứng thực. Với cơ quan đã sáp nhập, sổ được bàn giao cho đơn vị kế thừa.
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Trên Cổng Dịch vụ công quốc gia có thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Bạn nộp yêu cầu trực tuyến, mang bản chính tới nơi chứng thực để đối chiếu (hoặc theo cách thức được hướng dẫn), và nhận bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan chứng thực, lưu trong kho dữ liệu của bạn.
Bản sao điện tử dùng được cho các hồ sơ nộp trực tuyến khác: không cần scan lại bản sao giấy, không lo mất. Một bản điện tử có thể dùng cho nhiều hồ sơ trong thời gian còn hiệu lực sử dụng theo quy định của nơi nhận.
Không phải nơi nhận hồ sơ nào cũng đã chấp nhận bản sao điện tử, nhất là doanh nghiệp tư nhân, trường học ngoài công lập. Hỏi trước nơi nhận; nếu họ cần bản giấy, làm bản sao giấy như thường.
Khi nào KHÔNG cần chứng thực
Nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu. Theo quy định về chứng thực, khi nộp hồ sơ trực tiếp, nhiều nơi phải chấp nhận bản chụp kèm bản chính để cán bộ tự đối chiếu, không được bắt buộc bản sao có chứng thực. Đây là quyền của bạn, nhất là với hồ sơ hành chính.
Thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu. Với thủ tục mà cơ quan có thể khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu dân cư, hộ tịch, đất đai, việc nộp thêm bản sao chứng thực những giấy tờ đó thường không cần. Nếu bị yêu cầu, có thể hỏi lại căn cứ.
Nộp hồ sơ trực tuyến. Hồ sơ trực tuyến dùng ảnh chụp, bản scan hoặc bản sao điện tử; cơ quan đối chiếu bản chính khi cần, thường vào lúc trả kết quả.
Doanh nghiệp tư nhân tuyển dụng. Nhiều doanh nghiệp vẫn đòi “bản sao công chứng” bằng cấp, căn cước. Đó là yêu cầu của họ, không phải quy định bắt buộc; có thể thoả thuận nộp bản chụp và mang bản chính khi phỏng vấn.
Giấy tờ không được chứng thực bản sao
Không phải bản chính nào cũng chứng thực được. Theo nguyên tắc chung, những bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung; đóng dấu mật của cơ quan có thẩm quyền hoặc ghi rõ không được sao chụp; có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; hoặc giấy tờ do cá nhân tự lập mà không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền thì không được chứng thực bản sao.
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại) và dịch sang tiếng Việt trước khi dùng tại Việt Nam. Việc dịch và chứng thực chữ ký người dịch là một loại chứng thực riêng.
Nếu bản chính của bạn đã quá cũ, mờ, rách — chuyện thường gặp với giấy tờ đất, giấy khai sinh từ thời Sông Bé hay đặc khu Vũng Tàu – Côn Đảo — hãy xin cơ quan quản lý sổ gốc cấp bản sao từ sổ gốc thay vì cố chứng thực bản chính đã hỏng.
Chứng thực chữ ký và hợp đồng: cần có mặt
Chứng thực chữ ký nghĩa là xác nhận chữ ký trên giấy là của chính người yêu cầu. Người ký phải có mặt và ký trước mặt người thực hiện chứng thực, mang giấy tờ tuỳ thân còn hạn. Không có chuyện mang giấy đã ký sẵn ở nhà tới nhờ chứng thực.
Giấy uỷ quyền đơn giản (ví dụ uỷ quyền nộp, nhận hồ sơ) có thể chứng thực chữ ký ở phường, xã. Uỷ quyền liên quan tới bất động sản, tài sản giá trị lớn, hoặc có thù lao, nghĩa vụ bồi thường thường phải làm hợp đồng uỷ quyền có công chứng, chứng thực theo quy định — hỏi trước để làm đúng loại giấy.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà đất tại ủy ban cấp xã làm theo nơi có đất. Các bên cùng có mặt, mang đủ giấy tờ tài sản, giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ về tình trạng hôn nhân. Sau sáp nhập, đất ở vùng nào thì làm ở phường, xã mới của vùng đó; tên phường, xã cũ trên giấy chứng nhận không làm thay đổi thẩm quyền này.
Người ở xa, người già, người đang ở nước ngoài
Người già yếu không đi được mà cần chứng thực chữ ký, hợp đồng có thể đề nghị chứng thực ngoài trụ sở trong một số trường hợp theo quy định, ví dụ do bệnh nặng, già yếu. Hỏi bộ phận một cửa của phường, xã hoặc văn phòng công chứng về điều kiện và thủ tục.
Người đang ở nước ngoài cần làm giấy uỷ quyền cho người nhà ở thành phố có thể thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, hoặc làm theo luật nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự, dịch sang tiếng Việt. Loại nào được chấp nhận cho việc gì, hỏi trước nơi sẽ nhận giấy uỷ quyền ở Việt Nam.
Với người ở xa trung tâm như Côn Đảo, Dầu Tiếng, Xuyên Mộc cũ, chứng thực bản sao, chữ ký cứ làm ngay tại ủy ban đặc khu, xã nơi mình ở; không cần vào nội đô.
Mùa cao điểm: tuyển sinh, tuyển dụng, làm hồ sơ du học
Mỗi năm vào mùa tuyển sinh đầu cấp, mùa nộp hồ sơ đại học, mùa tuyển dụng sau Tết, quầy chứng thực ở phường, xã đông hơn hẳn. Học sinh, sinh viên, người xin việc thường cần chứng thực học bạ, bằng tốt nghiệp, giấy khai sinh, căn cước, có khi mỗi loại vài bộ.
Cách đỡ mất thời gian: trước hết hỏi nơi nhận hồ sơ có thật sự cần bản sao chứng thực không, hay chấp nhận bản chụp kèm bản chính, hay bản sao điện tử. Nếu cần, gom đủ mọi giấy tờ cần chứng thực, đi một lần, đúng giờ ít người. Chụp sẵn rõ nét, sắp theo thứ tự, để cán bộ đối chiếu nhanh.
Học sinh dưới 18 tuổi có thể tự yêu cầu chứng thực bản sao giấy tờ của mình khi mang đủ bản chính; với chứng thực chữ ký, hợp đồng, người chưa thành niên có những giới hạn theo quy định về năng lực hành vi, nên có cha mẹ đi cùng.
Hồ sơ du học, định cư cần dịch thuật và chứng thực chữ ký người dịch, đôi khi cả hợp pháp hoá lãnh sự để dùng ở nước ngoài. Chuỗi việc này dài, nên bắt đầu sớm vài tuần so với hạn nộp.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực bản sao có phải làm ở phường nơi mình ở không?
Không. Chứng thực bản sao từ bản chính có thể làm ở bất kỳ ủy ban phường, xã nào hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Riêng chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà đất làm theo nơi có đất.
Bản sao chứng thực có thời hạn không?
Pháp luật về chứng thực không ấn định thời hạn chung cho bản sao chứng thực; tuy nhiên nhiều nơi nhận hồ sơ tự yêu cầu bản sao được chứng thực trong một khoảng thời gian gần. Hỏi nơi nhận để chuẩn bị cho đúng.
Mua bán nhà nên công chứng hay chứng thực?
Cả hai đều có giá trị theo luật trong nhiều trường hợp. Với giao dịch giá trị lớn, công chứng thường được chọn vì công chứng viên kiểm tra nội dung, năng lực các bên kỹ hơn và lưu trữ chặt hơn. Chứng thực ở phường, xã phù hợp với giao dịch đơn giản.
Ảnh chụp căn cước có cần chứng thực khi nộp hồ sơ không?
Với nhiều thủ tục, thông tin căn cước đã có trong cơ sở dữ liệu dân cư nên không cần nộp bản sao chứng thực. Nếu nộp trực tiếp, có thể nộp bản chụp kèm bản chính để đối chiếu. Chỉ chứng thực khi nơi nhận yêu cầu rõ.
Giấy tờ tiếng Anh có chứng thực bản sao được không?
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hoá lãnh sự (trừ khi được miễn) và dịch sang tiếng Việt trước khi dùng. Chứng thực bản sao giấy tờ nước ngoài và chứng thực chữ ký người dịch là các thủ tục tách biệt; hỏi nơi chứng thực.
Có chứng thực bản sao trực tuyến được không?
Có thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công. Bạn nộp yêu cầu trực tuyến, đối chiếu bản chính theo hướng dẫn và nhận bản sao điện tử có chữ ký số, dùng cho các hồ sơ trực tuyến khác.